Bonito e interesante proyecto.
Sobre lo que preguntas si buscas por el foro encontrarás mucha información al respecto, aunque siempre es fundamental contactar con alguien del lugar que será quien mejor te podrá asesorar de los riesgos concretos de esa zona y también de los lugares más interesantes para ver, pernoctar, comer....
Por supuesto que cuanto más tiempo le dediques a la preparación mejor resultados obtendrás.
Haceros un listado de todo aquello que se os vaya ocurriendo, dividiéndolo en apartados, por ejemplo, material de seguridad, de orientación, de equipamiento personal, de higiene, de primeros auxilios, de cocina, comunitario......, ya verás que lista sale

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Al tener experiencia en montaña eso facilita bastante, hay muchas cosas comunes; (orientación, comida, acampada...) centrándonos en lo específico de kayak, te diría: ropa adecuada a la temperatura del agua, palas de repuesto (nunca se sabe) nosotros solemos llevar una de repuesto por cada tres palistas, lo mismo con los cabos de remolque, hay que llevar varios por si en algún momento es necesario remolcar a algún compañer@ y bolsas estancas para meter todo el material, al menos el que no debe mojarse.
No nos dices nada respecto del tipo de kayak que pensáis usar, supongo que hablamos de kayaks cerrados de unos 5 metros de eslora, si es así, la media que se hace suele estar alrededor de los 5 Km/h. La gente con más experiencia ya puede sacar medias más altas (entre seis y ocho) pero en condiciones favorables y sin entretenerse demasiado. Por encima de eso en travesía olvídate, salvo en condiciones muy puntuales y favorables.
Si es una zona de viento, sería buena idea cogerse kayaks con timón, o al menos orza y saber utilizarla.
Por lo que comentas el calculo lo haría entre los 4 y 5 Km/h. Siempre hablando de buenas condiciones, en caso de fuerte viento en contra, puede que en vez de hacia adelante, vayas hacia atrás....

(Al final distancias de alrededor de los 20 Km, como os han dicho, suele ser lo más habitual. Lo de los 5Km de media, es como en el baloncesto tiempo efectivo de paleo)
Por lo demás, como ya comentas que tenéis una buena forma física, yo no me preocuparía de mejorarla, más bien me preocuparía de mejorar o
aprender la técnica correcta de paleo, en este deporte importa mucho más la técnica que la forma física, hay mucho en el foro sobre esto, por lo que toca hacer los deberes, no estaría de más algunas clases de técnica con personas competentes, de forma intiutiva o autodidacta es muy complicado, (demasiado tiempo) no merece la pena.
Dices que sois "todos novatos", pues yo me centraría en eso en los meses que os faltan.
Saludos.